Hvordan lage et feilfritt arkivsystem på datamaskinen din

Denne wikiHow lærer deg hvordan du organiserer datamaskinens filer ved å lage et arkivsystem ut av mapper.

Fremgangsmåte

Del en av 3: Setter opp

1. en Forstå arkivsystemets terminologi. Det er tre hoveduttrykk som du bør være kjent med før du oppretter arkivsystemet:
   • Fil - Et enkelt element, for eksempel et bilde eller et dokument.
   • Mappe - En lagringsbeholder som brukes til å holde filer eller andre mapper.
   • Undermappe - En mappe inne i en mappe.
2. 2 Bestem hvilke filer du må organisere. Datamaskinen din har allerede en innebygd filbehandling (File Explorer på Windows, Finder på Mac) som organiserer filene dine i forskjellige mapper, slik at arkivsystemet ditt skal være for ting som ofte brukte filer, elementer du vil holde skilt fra resten av datamaskinens filer og midlertidige prosjektressurser.
   • Forsøk på å flytte alt datamaskins standardmappeinnhold til arkivsystemet kan føre til at datamaskinen (eller spesifikke programmer) slutter å fungere riktig.
3. 3 Velg et sted for arkivsystemet ditt. Det enkleste stedet å opprette et arkivsystem på er skrivebordet. Hvis du plasserer arkivsystemet ditt der, blir det lettere å få tilgang til filene dine enn om du plasserer det i en annen mappe på datamaskinen.
   • Hvis du heller vil plassere arkivsystemet ditt i en forhåndsinstallert mappe (f.eks. Dokumenter-mappen), må du huske at du må navigere til den mappen for å åpne arkivsystemet hver gang du vil bruke den.
4. 4 Ikke bruk arkivsystemet ditt til programmer. På Windows gir mange programmer deg et valg hvor du vil installere dem. Med mindre du installerer et bærbart program (f.eks. Et program som kan kjøre hvor som helst på datamaskinen eller en flash-stasjon), må du alltid bruke programmets standardinstallasjonsbane under installasjonen.
   • Unnlatelse av å bruke riktig installasjonsbane kan føre til programfeil langs linjen.
   • Mac-maskiner gir deg ikke muligheten til å bestemme en annen installasjonsbane.
   Annonse

Del 2 av 3: Opprette arkivsystemet

1. en Forstå hvordan du lager mapper på datamaskinen din. Du kan opprette en ny, tom mappe og gi den navnet hva du vil på både Windows- og Mac-datamaskiner:
   • Windows - Høyreklikk på et tomt område, velg Ny , klikk Mappe , skriv inn mappenavnet og trykk på ↵ Tast inn .
   • Mac - Gå til et sted der du vil opprette en mappe, klikk Fil , klikk Ny mappe , skriv inn mappenavnet og trykk på ↵ Tast inn .
2. 2 Husk å bruke intuitive etiketter for mappene dine. I stedet for å forkorte mappenavnene dine eller bruke slang, må du skrive inn et kortfattet, beskrivende navn for hver mappe.
   • For eksempel skal dokumentmappen din være merket 'Dokumenter' eller noe lignende, ikke 'Dokumenter'.
   • En god tommelfingerregel er å merke mappene dine som om du opprettet et arkivsystem for at en annen person skal kunne navigere uten hjelp.
3. 3 Gå til mappen der du vil opprette arkivsystemet. Hvis du oppretter arkivsystemet på skrivebordet, må du sørge for at du er der før du fortsetter.
   • Windows-brukere kan ikke opprette arkivsystemet i Denne PC-en (eller Min datamaskin) -appen.
4. 4 Opprett en basemappe. Dette er mappen der arkivsystemets mapper skal gå, så navngi det noe som 'Filer' eller 'Mitt arkivsystem'.
5. 5 Åpne basemappen. Dobbeltklikk på basemappen for å gjøre det.
6. 6 Lag en 'Midlertidig' mappe. Dette er mappen der du lagrer filer som ikke nødvendigvis trenger å lagres i mer enn noen få dager (f.eks. Filer for et prosjekt du jobber med).
   • Mappen 'Midlertidig' skal alltid være rett inne i basemappen for enkel tilgang.
7. 7 Lag en mappe for hver kategori av dokument du vil organisere. Tenk på kategorimapper som 'skuffene' til arkivskapet. Dette trinnet vil variere avhengig av dine behov, men de nødvendige mappenavnene kan inneholde noen eller alle av følgende:
   • Dokumenter
   • Musikk
   • Bilder
   • Videoer
   • Arbeid
8. 8 Lag undermapper for kategorimappene dine. Åpne en kategorimappe, og opprett deretter en mappe inne i den for å fungere som en underkategorimappe. Dette vil skille filene dine ytterligere.
   • For eksempel, hvis kategorimappen din er merket 'Dokumenter', kan det hende du har tre undermapper med tittelen 'Word-dokumenter', 'PDF-filer' og 'Regneark'.
   • Du kan også gjenta denne prosessen med undermapper: åpne en undermappe, og opprett deretter en mappe inne i den.
   • Tenk på undermapper som arkivkonvoluttene som brukes i en arkivskuff (der kategorimappen er skuffen).
9. 9 Flytt filer til arkivsystemet. Nå som du har rammeverket for filene dine, må du begynne å flytte ting som dokumenter, bilder, musikk, videoer og så videre til de riktige mappene i arkivsystemet. Den enkleste måten å gjøre dette på er å klikke og dra filene til de nødvendige mappene.
   • På en Windows-datamaskin kan du velge filene du vil flytte, trykke på Ctrl + X for å kopiere og slette filene, og gå deretter til mappeplasseringen og trykk på Ctrl + V. å lime inn filene.
10. 10 Lag skjulte mapper hvis nødvendig. Hvis du har filer du vil holde private, kan du skjule dem inne i en skjult mappe og deretter slå av skjult mappevisning på datamaskinen din. Dette vil forhindre den uformelle snooper fra å komme over sensitiv informasjon.
    • Husk at noen indekseringsprogrammer fremdeles vil vise mappen hvis den er skjult.
    Annonse

Del 3 av 3: Vedlikeholde arkivsystemet

1. en Sikkerhetskopier regelmessig arkivsystemet. Dette er veldig viktig, ettersom dette både vil sikre at filene dine alltid kan hentes og holde datamaskinen organisert. Den enkleste måten å sikkerhetskopiere arkivsystemet ditt er å kopiere det ved å velge det og trykke Ctrl + C (Windows) eller ⌘ Kommando + C (Mac), åpne en ekstern harddisk eller flash-stasjon, og lim inn arkivsystemet der ved å trykke Ctrl + V. (Windows) eller ⌘ Kommando + V. (Mac). Deretter kan du gi nytt navn til arkivsystemets mappe til datoen for sikkerhetskopien.
   • Du kan også laste opp arkivsystemet ditt til en skylagringstjeneste som Google Drive, iCloud Drive, OneDrive eller DropBox.
   • Forsikre deg om at du holder på systemkopier i minst ett år. Dette vil sikre at, selv om datamaskinen din er kompromittert eller du sletter en fil du trodde du ikke trenger, vil du kunne få tilgang til sikkerhetskopien for å gjenopprette den nyeste versjonen.
2. 2 Sett regler for deg selv. Registreringssystemet ditt vil bare holde deg så organisert; Hvis du vil dra full nytte av systemets organisasjonskapasitet, må du følge dine egne regler for bruk. Noen gode regler å beholde inkluderer følgende:
   • Aldri lagre løse filer i en mappe som også inneholder undermapper.
   • Tøm mappen 'Midlertidig' minst en gang i uken.
   • Unngå å slette dokumenter, kvitteringer eller andre potensielt nyttige ting, selv om du tror at det er nyttig.
   • Ikke heng på utløpte eller ubrukelige filer.
   • Sikkerhetskopier arkivsystemet ditt én gang i uken.
3. 3 Slett arkivsystemets unødvendige filer. Etter hvert som tiden går vil noe av arkivsystemets innhold alltid bli utdatert, overflødig eller på annen måte unødvendig å beholde. Selv om du kan føle at du bør holde på disse filene 'bare i tilfelle', er det bedre å slette dem og frigjøre rot enn det er å holde på dem.
   • Hvis du regelmessig sikkerhetskopierer arkivsystemet til en harddisk eller en skylagringstjeneste, gjør du dette etter at du har sikkerhetskopiert arkivsystemet.
   • Å fjerne arkivsystemets unødvendige filer mens du lagrer dem i en sikkerhetskopi, vil sikre at du fortsatt har tilgang til dem hvis behovet oppstår mens du holder datamaskinens arkivsystem tett.
4. 4 Husk å lagre nye filer direkte i arkivsystemet. Når du oppretter dokumenter eller laster ned filer, har du vanligvis et alternativ å velge stedet du lagrer dem på; mens de fleste programmer bruker en standardmappe et sted på datamaskinen din hvis du ikke velger et bestemt sted, kan du velge å lagre elementene i arkivsystemet ditt ved å klikke Lagre som eller Bla gjennom og deretter gå til arkivsystemmappen du vil bruke.
   • Du bruker vanligvis Lagre som alternativet når du lagrer et dokument fra et program (f.eks. et Microsoft Word-dokument), mens filer som lastes ned fra nettleseren din vanligvis krever at du velger en mappe eller klikker Bla gjennom ... .
5. 5 Gi nytt navn til filer for å redusere visuell rot. Som standard har de fleste nedlastede filer proprietære navn. Du kan gi nytt navn til disse filene for å bruke din egen ordlyd for å rydde opp i arkivsystemets visuelle presentasjon:
   • Windows - Høyreklikk på en fil, klikk Gi nytt navn i rullegardinmenyen, skriv inn hva du vil gi filen navnet, og trykk på ↵ Tast inn .
   • Mac - Klikk en gang på filen, trykk på ⏎ Komme tilbake tasten, skriv inn hva du vil gi filen navnet og trykk på ⏎ Komme tilbake .
6. 6 Danne en vane med å bruke og vedlikeholde arkivsystemet. Som alt annet, vil bruk av arkivsystemet ditt i den grad det er mulig, kreve øvelse og konsistens. Hvis du husker å bruke arkivsystemet ditt hver dag, blir vant til å finne og bruke filene dine i det, og konsekvent rydde opp i arkivsystemet når du er ferdig med det, vil datamaskinen din være godt organisert på kort tid. Annonse

Samfunnsspørsmål og svar

Søk Legg til nytt spørsmål

• Spørsmål Hva er forskjellen mellom en undermappe og en fil? En undermappe er en mappe i en annen mappe, som brukes til å organisere og lagre filer. En fil er et element i mappen.
• Spørsmål Hvordan legger jeg til en ny fil i en mappe? Etter at du har opprettet mappen, kan du enten a) flytte eksisterende filer fra andre steder til den nye mappen, eller b) lagre nye filer direkte i den nye mappen under lagringsprosessen.
• Spørsmål Hva er den beste måten å sende e-post til et arkivsystem? Mange e-postservere bruker et arkivsystem som ligner på en datamaskin. Når jeg vil sortere e-postene mine i mapper, vurderer jeg hvilke kategorier e-post jeg vanligvis mottar. Noen som kommer til hjernen er markedsføring, nyhetsbrev, samtaler, e-kvitteringer og viktige poster. Lag en mappe for hver av kategoriene du trenger, og flytt e-post til mappene. Mange e-postsystemer lar deg også 'merke som lest' som du kanskje vil gjøre mens du går etter e-post som du ikke alltid trenger å åpne for å vite hvilken kategori de går inn i.

Ubesvarte spørsmål

• Hva er et effektivt arkivsystem der jeg kan lagre store dokumenter? Svar

Still et spørsmål 200 tegn igjen Inkluder e-postadressen din for å få en melding når dette spørsmålet blir besvart. Sende inn
Annonse

Støt wikiHow's Educational Mission

Hver dag på wikiHow jobber vi hardt for å gi deg tilgang til instruksjoner og informasjon som vil hjelpe deg med å leve et bedre liv, enten det er å holde deg tryggere, sunnere eller forbedre ditt velvære. Midt i dagens folkehelse og økonomiske kriser, når verden skifter dramatisk og vi alle lærer og tilpasser oss endringer i det daglige livet, trenger folk wikiHow mer enn noen gang. Din støtte hjelper wikiHow å lage mer inngående illustrerte artikler og videoer og dele vårt pålitelige merke med instruksjonsinnhold med millioner av mennesker over hele verden. Vennligst vurder et bidrag til wikiHow i dag.