Hvordan sette opp et fundraising-arrangement

Enten du vil engasjere deg i aktivisme eller du må samle inn penger til en sak nær deg, er et innsamlingsarrangement en morsom og effektiv måte å gjøre det på. Velg en sak og en hendelsestype, og finn deretter et sted å avholde arrangementet. Planlegg arrangementet og organiser alle nødvendige forsyninger, tjenester og personale slik at du får logistikken ivaretatt. Marker innsamlingen og selg billetter for å få folk til å komme. På dagen for arrangementet må du sørge for å sette opp innsamlingen i god tid for å sikre at den går greit. Snart vil du samle inn penger til noe viktig for deg og hjelpe andre!

Fremgangsmåte

Del en av 6: Velge en hendelsestype

1. en Definer årsaken til innsamlingsbegivenheten din. Velg en sak eller en sak som er viktig for deg hvis du vil samle inn penger til en veldedig sak. Skriv ned årsakene til at du vil samle inn penger hvis det er en personlig sak, for eksempelsamle inn penger til idrettslaget ditt.
   • For eksempel kan du velge å skaffe penger til bekjempelse av krefthumanitær krise i Sudan, eller kampen mot skogbranner i Australia. Velg bare ett viktig spørsmål om gangen for å samle inn penger for å unngå å bli overveldet.
   • Hvis du ikke er sikker på hva du vil samle inn penger til, men du vet at du vil være involvert i innsamling, kan du prøve å snakke med organisasjoner i samfunnet ditt. Hjemløse tilfluktsrom, veteranorganisasjoner, skoler og biblioteker trenger ofte finansiering, og du vil få en virkelig innvirkning der i ditt eget samfunn.
2. 2 Sett ditt fundraising mål. Bestem hvor mye penger du vil netto, som er hvor mye penger du sitter igjen med etter at du har trukket ut utgifter, ved å beregne hvor mye du trenger eller vil samle inn for saken. Å ha dette nummeret å jobbe mot vil hjelpe deg med å planlegge resten av arrangementet.
   • Hvis du for eksempel skaffer penger til å bekjempe brann i Australia, kan du sette et nettomål på $ 10 000 for å donere til veldedige organisasjoner som hjelper den saken. Dette betyr at du vil samle inn $ 10.000 for saken pluss nok til å dekke utgiftene til innsamlingsbegivenheten.
   • Hvis du samler inn penger til noe som et idrettslag, kan du beregne hvor mye penger du trenger for ting som nytt utstyr eller reiseutgifter for å hjelpe deg med å sette deg målet. Hvis du trenger $ 1000 for nye trøyer og $ 4000 for å reise til en turnering, vil du sette et nettomål på $ 5000.
   • Det er best å være helt gjennomsiktig med givere og støttespillere om hvor pengene du samler inn skal gå.
3. 3 Velg en målgruppe basert på hvem du tror bryr deg om saken din. Tenk på formålet med innsamlingsarrangementet ditt og bestem om det vil være rettet mot et generelt publikum, eller om det vil målrette et mer spesifikt publikum, for eksempel venner og familie til dine idrettslagsmedlemmer, forretningsfolk eller foreldre. Dette vil hjelpe deg med å velge type arrangement og bestemme hvem og hvor mange personer du skal invitere.
   • For eksempel kan en stor veldedig sak, som å skaffe penger til barn i Sudan, ha en stor, mer generell målgruppe fordi det er et verdensproblem snarere enn et lokalt.
   • Hvis du samler inn penger til en mer personlig sak, som et dyrs veterinærregninger, ville det være mer fornuftig å begrense publikum til familie, venner og nære medlemmer av nærmeste samfunn som årsaken er mer relevant for.
4. 4 Lag et budsjett. Lag en liste over alle tingene du vet at du trenger å bruke penger på til arrangementet. Inkluder ting som personale, konferanserom, mat og drikke, invitasjoner, gjesteforelesere eller underholdere og andre ting eller tjenester som vil koste penger.
   • Hvis du ikke vet den nøyaktige prisen på alt du trenger å betale for ennå, er det OK. Du kan lage et regneark med alle utgiftene som er oppført, og deretter fylle ut det med de estimerte kostnadene for hvert element når du fortsetter planleggingen.
   • Du kan være i stand til å få tjenester, varer og til og med arrangementplass donert av lokale virksomheter eller organisasjoner. Forklar for dem at du er vert for et innsamlingsarrangement for veldedigheten din, og at de kan hjelpe en verdig sak og få eksponering for deres virksomhet ved å donere til arrangementet ditt.
5. 5 Velg hvilken type begivenhet du vil holde basert på publikum og budsjett. Velg å holde noe tradisjonelt som en bilvask, en stille auksjon, elleren middaghvis du ikke føler deg for kreativ. Prøv noe annet som et løp, en vannkamp eller en dodgeball-turnering hvis du vil gjøre noe mer unikt og morsomt.
   • For eksempel, hvis du driver en innsamling til fordel for skolens band, kan du sette opp et skolebakesalg eller karneval.
   • Sørg for at arrangementet er en opplevelse det er morsomt å delta i. Du kan ha gjestetalere, et band, aktiviteter etter middagen eller noe annet du kan finne på som vil holde gjestene underholdt og engasjert. Bli kreativ!
   • Når du brainstormer ideer til arrangementet, kan du velge mellom tjenestebaserte arrangementer, for eksempel bilvask, og konkurransebaserte arrangementer, som sportsturneringer.

   Tips : Husk å vurdere formålet med innsamlingen, budsjettet og målgruppen når du velger hvilken type begivenhet du skal være vert for. For eksempel vil du ikke kaste en vannkamp om målgruppen din er eldre.

6. 6 Finn et sted å holde arrangementet. Se etter store innendørs arrangementlokaler som skoler, vingårder, restauranter eller konferansesentre hvis arrangementet ditt blir holdt inne. Søk etter uterom som parker eller sportsfelt hvis du er vert for et utendørs arrangement.
   • Du kan prøve å finne ut hvor andre lignende arrangementer har blitt avholdt og spørre om tilgjengeligheten til disse stedene.
   Annonse

Del 2 av 6: Planlegge innsamlingsaksjonen

1. en Planlegg en dato og tid. Sørg for at plassen du vil kaste innsamlingsaksjonen er tilgjengelig på dagen og klokkeslettet du ønsker, og reserver den. La det være nok tid fra nå til datoen for arrangementet til at inviterte kan svare, hvis aktuelt.
   • Ikke planlegg arrangementet de samme dagene som store høytider eller andre store arrangementer for å unngå konflikter og maksimere antall deltakere.
2. 2 Omvisning på det valgte stedets fasiliteter for å planlegge arrangementet. Forsikre deg om at det er tilstrekkelig plass og finn ut hvilke rekvisita som er tilgjengelige å bruke, hvis noen. Lag et kart over plassen og tegn inn hvor forskjellige ting vil gå på dagen for arrangementet.
   • For eksempel, hvis du er vert for en innsamling på et arrangement som et konferansesenter, har de sannsynligvis ting som mikrofoner, lydsystemer og annen elektronikk tilgjengelig å låne eller leie.
   • Hvis du er vert for en innsamling utendørs, må du planlegge hvor ting som parkering og konsesjonsboder vil være.
3. 3 Gi beskjed til de rette myndighetene og fullfør nødvendig papirarbeid. Undersøk på nettet eller snakk med andre mennesker som har arrangert innsamlinger i ditt område for å finne ut hvilke tillatelser som er nødvendige. Fyll ut alle nødvendige papirer og betal eventuelle avgifter for å sikre at arrangementet ditt er lovlig og unngå bøter eller andre problemer.
   • Hvis du for eksempel holder tombola, må du kanskje snakke med spillmyndigheten. Hvis du selger mat, må du kanskje ta kontakt med helseavdelingen.
   Annonse

Del 3 av 6: Organisering av arrangementet

1. en Kjøp alle nødvendige forsyninger. Se listen over elementer du har laget for budsjettet. Kjøp så mange forsyninger du kan på forhånd, og sørg for at du vet hvor du kan få noe annet du trenger å kjøpe rett før arrangementet.
   • For eksempel, for en stille auksjon, trenger du ting som bord, utklippstavler, papir, penner og donerte varer og tjenester for å auksjonere bort.
   • Hvis du spiser et måltid på arrangementet ditt, trenger du ting som mat, drikke, glass, tallerkener og bestikk.

   Tips : Du kan leie større gjenstander som du bare vil bruke en gang, som bord og stoler, fra et utleiefirma for arrangementer.

   
   
   
2. 2 Bestill tjenester du trenger for arrangementet. Ansett alle ansatte du trenger, for eksempel sikkerhet eller ventetiden. Planlegg matservering, underholdning og alt annet du trenger for innsamlingen.
   • Hvis du for eksempel vil ha live underholdning på arrangementet, kan du bestille et band på forhånd. Hvis du vil kontrollere inngangen tett, må du ansette en sikkerhetsvakt for å delta på inngangsdøren. Hvis du serverer mat, reserver et team av cateringfirmaer som kan levere maten og servere gjestene.
3. 3 Sett sammen et team av frivillige for å jobbe arrangementet. Snakk med venner, familie, folk du kjenner som støtter saken din og spør dem om de er villige til å hjelpe deg med innsamlingen din. Samle nok frivillige til å hjelpe deg med aktiviteter før arrangementet, samt hjelp til å kjøre arrangementet selv.
   • Antall frivillige du trenger, avhenger av hvor stort arrangementet er. Du kan lage en liste over alle de forskjellige rollene og ansvarsområdene du vil ha hjelp med for å bestemme hvor mange frivillige du trenger.
4. 4 Delegere lederoppgaver og andre ansvarsområder til arrangementsteamet ditt. Når du har samlet et team, tildel oppgaver til teammedlemmene dine og sørg for at alle forstår jobben eller oppgaven deres. Oppfordre teammedlemmene til å stille spørsmål hvis de er uklare om deres oppgave eller ansvar.
   • Hvis du for eksempel holder en stille auksjon, kan det hende du trenger 1-2 personer for å hjelpe deg med markedsføring og billettsalg før arrangementet. Da kan det hende du trenger 1 person for å motta donasjoner og håndtere penger på dagen for arrangementet, 1 person for å lede gjester på parkeringsplassen, og 1 person for å lede gjester til plassene sine.
   Annonse

Del 4 av 6: Markedsføring av innsamlingsaksjonen

1. en Markedsfør innsamlingsarrangementet online. Bruk sosiale medier, e-post og muligens et nettsted for å markedsføre arrangementet. Lag sider for arrangementet på Facebook og Instagram for å annonsere det.
   • Hvis du bare gjør en engangsinnsamling, er det kanskje ikke fornuftig å gå inn for å lage et nettsted for arrangementet. Men hvis du ser deg selv kaste mer, er det verdt det å bruke tid og krefter på å lage minst et grunnleggende nettsted som du kan bruke som destinasjonsside med informasjon om arrangementet.

   Tips : Be venner, familie og tilhengere av din sak om å markedsføre arrangementet gjennom deres sosiale mediekanaler. Du kan også prøve å spørre lokale bedrifter om de ville være villige til å markedsføre arrangementet ditt gjennom sine sosiale medier.

2. 2 Gjør e-posteksplosjoner til alle kontaktene dine. Lag flere e-poster, inkludert en første kunngjøring og 2-3 oppfølgings-e-poster som reklamerer for arrangementet, og som inneholder lenker til alle arrangementets sosiale mediekanaler og informasjon om hvordan du kan kjøpe billetter, donere og delta. Send disse e-postmeldingene til alle dine personlige kontakter.
   • Du kan også be venner, familie og støttespillere om å videresende eller sende hver e-post til deres kontaktlister for å spre ordet til flere mennesker.
3. 3 Bruk tradisjonelle medier til å annonsere for innsamlingen. Ta ut reklameplass i en lokal avis hvis du har råd til det, eller kontakt redaksjonen for å prøve å få nyhetsdekning av arrangementet. Ta kontakt med lokale radio- og TV-stasjoner for å se om de vil gi deg nyhetsdekning.
   • Du kan vurdere andre former for tradisjonelle medier, for eksempel plakater og flygeblad, men husk at disse metodene ikke er veldig miljøvennlige. Bruk dem bare hvis du anser det som absolutt nødvendig å få ordet ut.
4. 4 Pre-selge billetter til arrangementet. Bruk et gratis nettsted, for eksempel EventBrite, for å selge billetter online. Spør lokale bedrifter om de er villige til å være salgssted for fysiske billetter, og annonser hvor billettene er tilgjengelige når du markedsfører arrangementet.
   • Du kan tilby 'early bird' -rabatt for å oppmuntre folk til å kjøpe tidlig.
   • Du kan også tilby gruppeavslag for å oppmuntre folk til å fortelle vennene sine og bestille i større grupper.
   • Vurder et VIP Early Access-arrangement. For eksempel, hvis du er vert for en stille auksjon, kan du belaste ekstra for VIP-billetter som lar innehavere komme inn på auksjonen tidlig og omfatte varene. Eller hvis du er vert for en fordelkonsert, kan du ha et møte før konserten og hilse på VIP-er.
   Annonse

Del 5 av 6: Forbereder økonomi

1. en Åpne en bankkonto hvis det er nødvendig i ditt område. I mange amerikanske stater, for eksempel, må du opprette en bankkonto for veldedigheten din hvis du vil motta donasjoner fra publikum. Gjør litt undersøkelser på nettet for å finne ut om dette er nødvendig der du bor.
   • Sett et navn på kontoen for å være sikker på at det er klart for skattemessige formål. Hvis du for eksempel skaffer penger til et barn som heter Susan Baker, og som får behandling for kreft, kan du nevne kontoen noe som 'Susan Baker Donation Fund.'
2. 2 Få en låsekasse og bytt om du planlegger å motta kontanter og sjekk donasjoner. Oppbevar kontanter og sjekker du mottar i låsekassen. Oppbevar også forandring i låsekassen, eller la personen som har ansvaret for donasjonene oppbevare forandring i en pakke eller kontantpose.
   • Hvis du vil motta donasjoner med sjekk, kan du skrive ut eller skrive et stort, tydelig skilt som gir givere vite hvem sjekkene skal betales for at du kan plassere et synlig sted under arrangementet.
3. 3 Skaff deg riktig utstyr hvis du vil motta kredittkortbetalinger. Få en kredittkortmaskin eller en mobil betalingsenhet, for eksempel Square, som fungerer med mobiltelefoner hvis du vil motta betaling med kort.
   • Vær oppmerksom på at Square har gebyrer, og kredittkortselskaper tar en prosentandel av hvert salg som betaling.
   • Du kan også opprette en PayPal-konto for å hjelpe deg med å ta donasjoner.
   Annonse

Del 6 av 6: Sette opp og kjøre arrangementet

1. en Begynn å sette opp dagen før eller veldig tidlig på dagen for arrangementet. Det er alltid feil i siste øyeblikk som forårsaker forsinkelser, så sørg for at du begynner å forberede deg i god tid før arrangementets starttid. Spør om du kan sette opp dagen eller natten før arrangementet hvis du er vert for det på et innendørs rom, eller komme dit først om morgenen for å begynne å sette opp dagen for arrangementet for å sikre at alt går greit.
   • Prøv å få et team av frivillige til å hjelpe deg med å opprette ved å spørre venner, familier og store tilhengere av saken din om de er villige til å hjelpe deg med å sette opp.
2. 2 Gjør en øvelseskjøring av arrangementet med eventmedarbeidere etter oppsettet. Sørg for at alle vet hvor de skal være under arrangementet og hva deres ansvar er. Dette vil sikre at arrangementet går greit, og det er ingen forvirring blant hjelpere.
   • Hvis det for eksempel er parkering ved arrangementet, kan du be en av hjelperne dine om å lede imaginær trafikk. Hvis noen skal sitte på gjester, må de øve på hvordan de vil gjøre dette.
3. 3 Gi klare instruksjoner for gjestene. Forsikre deg om at deltakerne vet nøyaktig hvor de skal dra og hvilken funksjon hver plass har. Lag skilt eller utdelingsark med detaljer om hendelsen, for eksempel en tidslinje og et kart.
   • Hvis du for eksempel driver en stille auksjon, må du lage store skilt som angir hvor bud kan tas, hvor folk skal betale og annen nødvendig informasjon.

   Tips : Hvis du trenger å gi muntlige instruksjoner under arrangementet, må du sørge for å sette opp et lydsystem og en mikrofon og teste det ut før gjestene ankommer.

4. 4 Sett noen som har ansvaret for å motta og håndtere donasjoner. Sett opp et donasjonstabell og tildel en frivillig til å bemanne bordet til enhver tid for å samle inn donasjoner og håndtere pengene. Gi dem en låsekasse for kontanter og sjekker, samt utstyret som trengs for å ta andre former for betaling, for eksempel en kredittkortmaskin eller Square-system.
   • Sørg for at du til enhver tid har noen som ser på bordet for penger og donasjoner. Hvis hovedansvarlig trenger å reise seg og gå på do eller noe, må du sørge for at noen erstatter dem midlertidig.
5. 5 Ta kontakt med gjestene under arrangementet. Vær positiv og energisk. Spør gjestene om de har det bra, og om de har tilbakemelding. La dem få vite hvor takknemlige du er for deres oppmøte og raushet.
   • Tenk på måter å få engasjerte gjester også på. For eksempel kan du opprette en hashtag for arrangementet og be gjestene om å dele sine erfaringer via sosiale medier med hashtaggen. Du kan også opprette et hendelsesfilter på Instagram og få gjester til å laste opp bilder ved hjelp av filteret mens de er til stede.
6. 6 Send takk til supportere og gjester etter at arrangementet er over. Publiser generelle takknemlige meldinger til støttespillere, givere, frivillige og gjester på sosiale medier så snart arrangementet er over. Send personlig takk via e-post til alle du har kontaktinformasjonen i 1-2 dager etter arrangementet.
   • Sørg for å ta med informasjon om hvor mye penger du klarte å samle inn og minne alle hva pengene vil gå mot.
   • Gi relevant informasjon om hvordan folk kan fortsette å støtte saken. For eksempel lenker til veldedighetsorganisasjoner som mottar løpende donasjoner for noe som verdenssult.
   Annonse

Samfunnsspørsmål og svar

• Spørsmål Hvordan promoterer jeg innsamlingen min?Rob Wu
  Digital Fundraising & Crowdfunding Expert Rob Wu er administrerende direktør i CauseVox, en digital innsamlingsplattform designet for ideelle organisasjoner. CauseVox arbeider for å hjelpe do-gooders å skaffe mer penger med mindre innsats. Rob har samlet inn over 200 000 dollar til sine egne nonprofit crowdfunding-prosjekter, og hans arbeid er blitt anerkjent av CNN, Christian Science Monitor og Wall Street Journal.Rob WuSvar fra Digital Fundraising & Crowdfunding Ekspert Svar Send ut e-post til folk du kjenner og potensielle givere som forklarer hva du prøver å oppnå.
• Spørsmål Kan du være for ung til å være vertskap for en innsamling? Jeg er under 13. Du trenger kanskje hjelp fra voksne, men du er aldri for ung til å gjøre en innsamling. Datteren min gjorde en da hun var 8 år gammel.
• Spørsmål Hva skal jeg skrive på flyers? Du bør bare skrive iøynefallende viktige punkter, for eksempel navnet på arrangementene, og hva som vil bli tilbudt (Spill! Tombolaer! Mat!) Osv. Sørg for å ta med navnet på hvem arrangementet er for og navnet på hvem kjører den. Eventuelt inkludere sponsorer.
• Spørsmål Hvor kan jeg holde et innsamlingsarrangement? Noen alternativer er et lokalt treningsstudio, park, kirke eller samfunnshus.
• Spørsmål Er det å selge mat en god ide om fundraising? Ja, og mange organisasjoner har samlet inn nødvendige midler gjennom ting som bakesalg.
• Spørsmål Hvordan kan jeg finne noen som er en god innsamlingsplanlegger som kan planlegge en for meg? Internett er vanligvis et bra sted å starte. Sørg for å sjekke rundt og sørg for at den du ser på, har en etablert rekord som en god planlegger. Kjør gjerne et raskt google-søk på alt du finner. Se etter ting som kundevurderinger og anmeldelser hvis du kan. Husk at de små, mindre kjente gutta noen ganger er like gode, så du kan prøve å ta sjansen.
• Spørsmål Kan jeg holde en innsamlingsaksjon utenfor? Utenfor arrangementer er en god ide så lenge været er bra, og du eier eiendommen. Hvis det er på eiendom du ikke eier, trenger du tillatelse fra grunneieren før du kan fortsette.
• Spørsmål Trenger jeg noen juridiske dokumenter for å sette opp et innsamlingsarrangement? Det avhenger av de spesifikke hendelsene som vil finne sted ved innsamlingen. Hvis du for eksempel holder tombola eller selger 50/50 billetter, bør du ta kontakt med de lokale spillmyndighetene. Også, hvis du serverer eller selger brennevin, bør du se på en skjenkebevilling.
• Spørsmål Hvordan skal dekorasjonene være til tombola? Du kan legge ut skilt, plakater og andre former for reklame på standen du selger loddtrekksbilletter fra. Bruk mye farge, og om mulig, få premiene vist.
• Spørsmål Kan jeg ansette dansere, musikere og artister til mitt innsamlingsprosjekt? Ja. Du må sørge for at utøverne er passende for ditt arrangement, og sørge for at du har betaling og alt nødvendig materiale, utstyr eller utstyr. Du kan til og med finne noen artister som er villige til å donere tiden sin for din sak.